KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do: wystawiania, odbierania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych (XML)

Serwer 'Produkcyjny' to serwer, na którym docelowo będą musiały pracować wszystkie firmy w Polsce. Faktury wystawiane na tym serwerze są prawnie wiążące.

Serwer 'Demonstracyjny' służy do celów szkoleniowych i nie jest prawnie wiążący.

Certyfikaty KSeF to cyfrowe identyfikatory, narzędzia kryptograficzne wydawane przez Ministerstwo Finansów, służące do bezpiecznego uwierzytelniania się i autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Rozróżniamy dwa typy certyfikatów.

Certyfikat uwierzytelniający to podstawowa metoda do zalogowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Pozwala też na wykonywanie operacji (wystawianie, odbieranie faktur) w imieniu firmy lub osoby.

Przeznaczony wyłącznie do oznaczania faktur kodem QR, który pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy w przypadku niedostępności systemu (np. w trybie offline24)

Tajny klucz kryptograficzny, który służy do uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i podpisywania operacji wykonywanych w systemie.

• Wejdź na Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) używając Profilu Zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu/pieczęci.

• Wypełnij wniosek o certyfikat (dla osoby fizycznej z PESEL lub podmiotu z NIP) i wybierz jego typ.

• W polu Nazwa certyfikatu wpisz nazwę, pod którą zostaną zapisane: klucz prywatny i certyfikat.

• W polu Hasło zdefiniuj hasło zabezpieczające klucz prywatny.

Uwaga! Hasła nie można zresetować — zapisz je i przechowuj w bezpiecznym menedżerze haseł.

• Pobranie: Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku plik certyfikatu jest dostępny do pobrania

• Bezpieczeństwo: Przechowuj plik certyfikatu bardzo bezpiecznie, ponieważ daje on dostęp do Twoich faktur.

Uwaga: Klucz prywatny jest tajny — nie ujawniaj go i przechowuj w bezpiecznym miejscu.

Wygenerowany certyfikat (plik z rozszerzeniem .crt) wgraj do programu IN-FORM klikając na plusik (Dodaj certyfikat KSeF). Załącz klucz prywatny plik w formacie .key. Wprowadź również Hasło do klucza prywatnego, które zostało zdefiniowane podczas generowania certyfikatu oraz zapisz zmiany.

Faktura KSef to faktura wystawiona i przesłana za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) - państwowego systemu teleinformatycznego, służącego do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych.

W programie IN-FORM możesz wysyłać i pobierać faktury z KSeF.

Zrobisz to w module Dokumenty. Żeby wystawić fakturę do KSeF, utwórz dokument lub wybierz w skoroszytach fakturę i kliknij przycisk [Wystaw do KSeF].

Otworzy się okno „Wystaw fakturę w KSeF", w którym program zweryfikuje, czy faktura jest poprawnie wystawiona (wtedy pojawi się znak ✅). Jeśli faktura zawiera błędy pojawi się znak❌ oraz przycisk [Pokaż szczegóły]. Klikając na niego, sprawdzisz, w którym polu się błąd, aby łatwiej móc go poprawić.

W tym oknie sprawdzisz również, czy Serwer KSeF jest dostępny, tutaj też pojawi się znak ✅.

Jeśli np. utraciłeś połączenie z Internetem, pojawi się komunikat „Serwer KSeF niedostępny" oraz znak ❌.

Jeśli faktura jest wystawiona poprawnie (✅✅), możesz zdecydować, czy wysyłasz ją bezpośrednio do KSeF. Wówczas kliknij przycisk [Wyślij]. Jeśli chcesz zrobić to później, klikając na przycisk [Wyślij później (Wystaw OFFLINE)]. Jeśli Serwer KSeF będzie niedostępny, aktywny będzie tylko przycisk [Wyślij później (Wystaw OFFLINE)].

Faktura OFFLINE — Tryb offline24 to rodzaj faktury w KSeF, którą możesz wystawić wtedy, gdy z jakiegoś powodu nie możesz przesłać jej do systemu, np. z powodu awarii Internetu lub problemów technicznych.

Faktura wystawiona w trybie offline24 powinna być oznaczona dwoma kodami QR.

Pierwszy kod QR informuje, że jest to faktura wystawiona w trybie OFFLINE.

Drugi kod QR potwierdza, że faktura została skutecznie przesłana i zarejestrowana w KSeF.

Fakturę wystawioną OFFLINE należy przesłać do KSeF najpóźniej w ciągu 24 h — stąd nazwa „offline24".

Klikając na przycisk [Pobierz z KSeF] otworzysz okno „KSeF — wyślij/pobierz faktury". W tym miejscu możesz pobrać z KSeF faktury zakupu. W oknie zobaczysz faktury z ostatnich 31 dni, które do tej pory nie zostały pobrane. Zaznaczając pole wyboru „Zaznacz wszystkie znalezione" możesz pobrać wszystkie naraz — wybierz również rejestr (z listy rozwijanej), do którego chcesz, aby pobrane faktury się zapisały i kliknij przycisk [Pobierz z KSeF].